Transformação Digital e Gestão de Portfólios de Projetos (PMO) – “Uberize-se para não ser Kodakeado”

Há trinta anos, quanto custaria os equipamentos substituídos pelo seu celular? Isto é, quanto você investiria para ter um telefone celular, uma máquina fotográfica de alta definição, um computador com alta capacidade de processamento, um walkman com dezenas de fitas para ouvir música, um GPS de alta precisão, uma filmadora HD, etc. Seguramente, comprar todos estes equipamentos na década de 80 custaria algumas dezenas ou centenas de milhares de reais. Hoje, tudo isto está disponível em um único aparelho por pouco mais de mil reais em qualquer loja de celular.

O mais impressionante desta revolução não são as ferramentas que foram substituídas, mas, as novas soluções criadas. Por exemplo, o Waze substituiu o guia de ruas e vai muito além de indicar direções: calcula o tempo de chegada e ajuda você a escapar do trânsito em tempo real. O Uber revolucionou o transporte. O Skype e o Hangout, as vídeo conferências. Sem falar de WhatsApp, Spotify, Google Docs e novidades como Trello ou Slack.

Especificamente no universo do Gerenciamento de Portfólios de Projetos, há três anos, não existia nenhuma ferramenta completa e plenamente funcional. Existiam boas ferramentas para gestão de projeto, outras para gestão de portfólio e outras para Business Intelligence (BI). Por exemplo, o Microsoft Project já criava excelentes cronogramas, mas o compartilhamento e a colaboração eram pouco eficientes. Consolidar informações em tempo de projeto é ainda mais difícil. Ainda hoje, Excel e Power Point são soluções de BI bastante utilizadas.

Assim como aconteceu com o celular, atualmente, já existem soluções para gerenciamento de projetos que oferecem todas estas funcionalidades de maneira integrada e muito mais. O que mais impressiona, além das funcionalidades, é o resultado da implantação destas novas tecnologias. Minha experiência e cases de mercado mostram ganhos de produtividade nos projetos da ordem de 20 a 40% e redução de perdas financeiras que podem ultrapassar 80%. Estes já são resultados disruptivos e ainda existe um mundo de oportunidades para ser explorado com a utilização das novas ferramentas.

Diante de todo este potencial, ficar parado não é uma opção. Mais do que uma possibilidade, evoluir para o digital é uma necessidade. Como diz a Singularity University: Uberize-se para não ser Kodakeado.

Mas evoluir para o digital não é simples. Os desafios na implantação de soluções no gerenciamento de projetos não são pequenos. O principal ponto de atenção é que a ferramenta sozinha não faz milagre, então, é preciso preparar o caminho para a implantação. A transformação digital do PMO acontece quando a empresa sabe os resultados que espera dos projetos, organiza seus processos de maneira simples, cria uma cultura flexível e incorpora tecnologias adequadas. Os 4 pilares que sustentam o sucesso da transformação digital do PMO são: Resultados, Processos, Cultura e Tecnologia.

Primeiro Pilar – Resultados: Quais são os resultados de negócio esperados e como mensurar cada um. Por exemplo, o atraso de um projeto de implantação de software em cliente traz prejuízo imediato. Cada mês de atraso significa um mês a menos de receita. A empresa precisa definir quais são os resultados esperados com os projetos para que o desenvolvimento seja alinhado com as expectativas.

Segundo Pilar – Processos e Metodologia: Princípios do PMBOK com métodos ágeis servem de base conceitual e podem ser usados, por exemplo, para desenvolver um guia de melhores práticas adaptado às necessidades específicas de uma empresa. Desenvolva gradativamente os principais processos com atenção especial aos pontos críticos. As principais etapas – apenas as principais – de cada projeto devem ser descritas, indicando as melhores práticas para cada uma.

Terceiro Pilar – Cultura, rotinas, papéis e responsabilidades, hábitos, linguagem e agenda comum: Organize uma agenda semanal, mensal e trimestral em comum entre os envolvidos nos projetos. Por exemplo, reuniões trimestrais de previsão financeira, reuniões mensais de fechamento e semanais de rotina de gestão de risco e monitoramento da execução. As rotinas e reuniões dão ritmo ao trabalho, garantem o alinhamento cultural, o compartilhamento de conhecimento, a busca por soluções e o aperfeiçoamento das melhores práticas. São instrumentos fundamentais na gestão da mudança.

Quarto Pilar – Tecnologia: Assim como no seu celular, as soluções já estão disponíveis. O desafio é escolher, dentre tantas opções, a mais aderente para a sua empresa. Para gerenciamento de portfólio, destacam-se: PlanView, MS Project, Chagepoint, CA PPM e Clarizen. As funcionalidades mais importantes vão variar de empresa para empresa, mas é fundamental que seja uma solução user friendly. Isto é, a ferramenta tem que ser intuitiva, de fácil utilização, configuração e manutenção. Neste sentido, ferramentas cloud e com programação orientada a objeto são imbatíveis.

Tenho adotado o Clarizen com grande sucesso. É uma ferramenta colaborativa, com fácil acesso pelos envolvidos e com funcionalidades desenhadas especificamente para o gerenciamento de projetos. É fácil customizar com workflows automatizados e interfaces para cada tipo de usuário. Por sua simplicidade, não exige mão de obra especializada em programação para configuração e manutenção e é perfeitamente alinhada com as novas tendências.

Estas soluções integradas substituem planilhas e formulários com a vantagem de manter toda a informação organizada, interligada e facilmente acessível em real time e em qualquer dispositivo autorizado. Cada uma das pessoas envolvidas tem acesso às informações que precisa – e somente às que precisa. As funcionalidades de Dashboards e BI são integradas e podem ser desenhadas para cada tipo de necessidade.

Assim como no seu celular, já existem muitas soluções eficientes e de baixo custo disponíveis para empresas. Conheçam as novidades, planejem e façam uso das novas tecnologias. Os resultados serão surpreendentes.

Fabio Lesbaupin é consultor em Gestão de Projetos e Portfólios, formado em Engenharia Industrial pela USP com MBA em Administração pela FGV. Atuou em empresas, como: ADP, Grupo Empresarial Palma, Votorantim Cimentos, AES Eletropaulo, entre outras. Foi palestrante do 9º Program & Portfólio Summit 2017.

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